לגבי השאלה למי מגיע משוב, הרי שהתשובה היא – לכולם! כולנו זקוקים להכרה וחיזוקים, כולנו רוצים שיודו לנו וישבחו אותנו. אין זה משנה באיזה תפקיד אנחנו, משוב חיובי מאוד חשוב עבורנו. חוק פשוט של התנהגות הוא שפעולה שזוכה לחיזוק – סבירות הופעתה תעלה. בהעדר חיזוק הפעולה עלולה שלא להופיע יותר לעולם. אם כך, כדאי מאוד להרבות במחמאות ושבחים לעובדים שפעלו נכון אם אנו רוצים לשמר עבודה טובה. כל אחד מאיתנו גם עלול לעשות טעות מפעם לפעם. אף אחד לא אוהב שמעבירים עליו ביקורת, אך כאשר הביקורת בונה ועניינית וניתנת באווירה חיובית – רובנו מסוגלים להיות פתוחים מספיק בשביל לשמוע ולהפנים אותה. בהקשר זה חשוב לזכור כי ביקורת על תכונות אישיות לעולם איננה מועילה והיא גם לא רלוונטית. בעת העברת ביקורת חשוב להתמקד בביצועיו של העובד בלבד ובדרכים לשיפור עבודתו.
תכיפותו של מתן משוב במקומות עבודה מתחלקת לשניים:
א. משוב תקופתי – קיום שיחות הערכה תקופתיות חשוב מאוד משום שבמקרים רבים זוהי השיחה הרצינית המשמעותית היחידה של מנהל עם עובדיו. זו הזדמנות לדבר באריכות על העבודה – לשבח את הצלחותיו של העובד, אך גם לדון בקשייו ולמצוא להם פתרון הולם. מעבר לכך, זוהי הזדמנות פז לגרום לעובד להיפתח, לשמוע מה הוא מרגיש, מה מספק אותו בעבודתו ובאילו תחומים הוא זקוק לסיוע. שיחה תקופתית כזו מונעת מצב בו העובדים הטובים עוזבים כי משרותיהם אינן מספקות אותם, והעובדים הפחות טובים נשארים כי איש לא מבחין בתפקודם הלקוי. סרטי ההדרכה של מולטידע "האם אני בסדר?" ו"חשש מראיון הערכה" מציגים כמה טיפים לניצול יעיל של שיחת משוב תקופתית.
ב. משוב שוטף – שיחת הערכה תקופתית נערכת פעמים בודדות בשנה. על מנת שהעבודה תתבצע, העובדים שלנו זקוקים לשבחים והערות כל הזמן. חשוב מאוד לא להמתין למתן משוב עד לשיחה התקופתית, אלא לספק אותו בזמן אמת. ביקורת שניתנת זמן רב לאחר הטעות מאבדת מהאפקטיביות שלה. העובד חושב שעבודתו משביעה רצון ועלול לעשות שוב ושוב את אותה השגיאה. גם מחמאה שמחכים זמן רב להשמיעה איננה כה יעילה. העובד עלול להרגיש כי איננו זוכה להערכה על עבודתו הטובה ולהיות מתוסכל.
האופן שבו יש להעניק את המשוב תלוי בשאלה האם מדובר במשוב חיובי או בהעברת ביקורת. סרטי ההדרכה של מולטידע "המנהל כחונך" "שיפור ביצועים: ביקורת" ו"שיפור ביצועים: הערכה" מציגים את האופן שבו יש להעניק את כל אחד מסוגי המשובים.
ביקורת - כדאי להעביר מהר, פנים אל פנים ובפרטיות. לעולם אין לנזוף באנשים בנוכחות אחרים, במיוחד לא בפני עמיתים זוטרים. זה מאוד משפיל. כמו כן, חשוב להסכים על העובדות. אל למנהל להניח כי הוא יודע את כל העובדות ולהיחפז למסקנות בטרם שיראה את נקודת מבטו של העובד על הדברים. בכל מקרה, חשוב מאוד לסיים עם מחמאה כדי לעורר אצל העובד מוטיבציה לשיפור ולמנוע דכדוך ובטחון עצמי ירוד.
הערכה - בניגוד לביקורת, את ההערכה כדאי לתת דווקא באופן פומבי, להעניק לעובד את כל הכבוד המגיע לו מול עמיתיו ומול ההנהלה. כדאי להעניק את השבחים על נקודות ספציפיות, להראות לעובד שאנו באמת מודעים לעבודה שהוא עושה ושאיננו מסתפקים בשחרור הצהרות סתמיות של "עבודה טובה" מן הפה אל החוץ. חשוב להיזהר מהנטייה להכניס ביקורת גם בעת מתן המחמאה, בכדי שלא לקלקל את האפקט החיובי שלה.
ברשות מולטידע ספריית סרטי הדרכה הגדולה והמקצועית כיום בישראל.
הספריה מכילה סרטים המיועדים לביצוע כל סוגי ההדרכות בארגון:
פיתוח מנהלים, תרבות ארגונית, ניהול זמן, מנהיגות, בטיחות בעבודה, עבודת צוות, פיתוח הדרכה, תקשורת בין אישית, שפת גוף, קבלת החלטות, הטרדה מינית, משוב ועוד.
